Google se suma a la guerra de las apps y herramientas online de gestión y organización de tareas. Eso y mucho más es Inbox, la nueva apuesta del equipo de gmail para intentar ahorrarte parte de tu trabajo diario administrando las crecientes pilas de correo que cada día van incrementándose en nuestros buzones de correo electrónico. En un entorno de trabajo en el que la organización es crucial para conseguir ser más productivos, Google gmail se da por aludido y lanza su intento de mejorar gmail pero sin dejar de utilizarlo paralelamente, al menos de momento.
¿Cómo funciona inbox?
Inbox nace para ser una evolución de gmail, una nueva interfaz del correo electrónico o un cliente de correo que asocia un correo como si de una tarea se tratase y te ayuda a administrarla con diferentes opciones. Este nuevo servicio se complementa con la app para Android o iOS con la finalidad de poder gestionar casi todo desde el móvil.
La interfaz principal de inbox y su vista en la app
La intención de Inbox en este caso es darnos la sesión de limpieza y minimalismo a la que nos tiene acostumbrados, así en la nueva interfaz de Inbox, nos muestra el listado de correos de forma que los podamos interpretar como si de tareas se tratase y eliminando fácilmente todos aquellos que no interesan.
Similar a la bandeja de entrada del antiguo gmail, ahora Inbox nos agrupa automáticamente correos similares en varias categorías predefinidas: Viajes, social, compras, finanzas, foros y notificaciones. Esto es lo que más me ha gustado, no solo por las categorías predefinidas, sino por la posibilidad de crearte tu mismo las que más te interesen, por ejemplo, lo que antes eran los filtros, ahora puedes utilizarlo para redirigir todo el correo que venga de ciertas cuentas de email a una categoría que tú crees y nombres como quieras, la misma te aparecerá justo por encima de las predefinidas.
“De esta manera vas redirigiendo correo automáticamente que siempre podrás consultar de una forma más limpia y organizada”Creadas estas categorías (si es que te interesan) lo siguiente es tratar cada correo con estas posibles opciones:
- La opción “Completado” te ayuda a marcar un correo/tarea como hecho y por tanto sale de la vista principal de correos entrantes y se desplaza automáticamente al grupo “Completados”, no se elimina, se mantendrá en este contenedor de correos completados por si alguna vez tuvieses que recurrir a buscar uno anterior o bien vaciarlo cuando lo creas oportuno. En la app de Inbox para Android o iOS, puedes marcar un correo o tarea como completada simplemente deslizando el dedo hacia la derecha sobre el correo en concreto que quieres marcar. ¡Rápido y fácil!
- De la misma manera o forma que antes gestionabas los correos spam o basura, esta opción se mantiene sin perder el estilo, tan solo deberás clicar sobre la opción “Mover a…” y además de poder redirigirlo a cualquiera de las agrupaciones antes comentadas, tendrás a mano la opción de marcarlo como spam o enviarlo a la basura directamente.
- Otra opción utilizada ya en otros gestores de tareas es el marcado con una chincheta, Inbox nombra como “Fijar en recibidos” cada correo que consideres pendiente de gestionar y en el momento no lo puedes hacer, puedes fijarlo con una chincheta y se mantendrá en la zona superior de la bandeja de entrada, a la espera de ser respondido o gestionado.
- Al hilo de esta característica, tenemos también la opción de “Posponer” un correo electrónico o tarea en Inbox. Es decir, si un correo te interesa tratarlo dentro de unas horas, días, semanas o la fecha que estimes oportuno, en Inbox puedes posponer un correo y desaparecerá de tu bandeja de entrada para volver a ser recibido en la fecha y hora que hayas programado. De esta manera, nos ayuda a quitarlos tareas pendientes que deben ser gestionadas más tarde.
En la aplicación móvil de Inbox puedes posponer un correo electrónico simplemente desplazando el dedo hacia la izquierda sobre el correo en cuestión y te aparecerá la opción de posponer en la fecha que consideres oportuna.
“Esta opción me parece genial, pues evitarás como pasaba antes en gmail, dejar correos marcados “sin leer” o en una carpeta de “no leídos” pendiente de ser gestionados más adelante. Ya sabes lo que nos agobia saber que tienes correos a la espera de contestar y que constantemente los estabas viendo como no leídos, eso si no se te van pasando más abajo y al final se te olvida gestionarlos.”
Vamos ahora con las opciones “Recordatorio” y “Marcación rápida” en Inbox
- En la parte inferior derecha de la interfaz móvil y de escritorio de Inbox, encontramos un botón rojo de “+” que nos permite enviar un correo con un solo clic a uno o varios destinatarios con el que más frecuentemente intercambiamos correos. De esta forma Inbox nos prepara un nuevo correo listo para enviar con la opción “Para” ya relleno con la cuenta de correo del contacto fijado (aquí hay algunas opciones que todavía creo están por completar y veremos al final del post)
- La opción recordatorio es la opción más simple en comparación con antiguas prácticas, con esta característica Inbox nos ayuda a olvidarnos de utilizar nuestros antiguas formas rudimentarias de recordarnos algo utilizando calendarios, agendas…etc para crear un recordatorio. Tan solo debemos clicar sobre el botón rojo de “+” y seleccionar la opción “recordatorio” para rellenar nuestra acción a recordar, por ejemplo si tenemos que llamar por teléfono a alguien de nuestra agenda y ponemos “Llamar a Jose Luis…” automáticamente nos pondrá el número del teléfono del contacto escrito.
Por último, decir que de momento es necesario una invitación para poder acceder a Inbox y que puedes pedírsela a cualquiera que ya tenga instalada la app Inbox by gmail o también en la cuenta inbox[@]google.com
Carencias vistas hasta la fecha en Inbox by gmail
No es cuestión de despedirme sin antes citar algunas carencias que ya he empezado a echar en falta y que de momento he tenido que recurrir a gmail para realizarlas, por ejemplo:
- Las denominadas “Respuestas estándar” o “Respuestas predefinidas”, aquellas respuestas que nos ayudan a enviar un correo plantilla definido. ¡No las veo y me hacen falta!
- De momento sólo funciona en Google Chrome aunque en otros navegadores anuncian que en breve también estará operativo.
- Para la app de Android o iOS no hay un Widgets disponible para acercar aún más su funcionalidad.
Seguro que tu también hechas en falta algo más en Inbox que sigue estando en gmail o bien alguna carencia mas. ¿Verdad?
PD: Si quieres consultar la ayuda de Google Inbox by gmail en este enlace puedes consultarlo
