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Utilizando Gmail para las cuentas de correo de la empresa

A lo largo del siguiente post vamos a ver como configurar el correo de nuestra empresa o correo corporativo en nuestra cuenta de Gmail para así, poder gestionar todas nuestras cuentas de correo a la vez, diferenciando los correos que llegan a cada una de ellas y seleccionando desde que cuenta queremos enviar un correo. También veremos como personalizar una firma de correo para cada cuenta.

A continuación vamos a destacar las ventajas más importantes que obtendremos al gestionar nuestras cuentas de correo desde Gmail:

  1. Tendremos acceso tanto a los correos recibidos como a los enviados, independientemente del dispositivo donde hayan sido enviados. Por ejemplo si enviamos un correo desde el ordenador de nuestra oficina, si posteriormente accedemos desde nuestro móvil, en elementos enviados aparecerá ese correo. Este es uno de los grandes «inconvenientes» que surge al utilizar otros gestores de correo como puede ser Outlook, con Gmail no tendríamos ese problema.
  2. Podremos trabajar con todas nuestras cuentas de correo de una forma fácil y sencilla en nuestro ordenador a través de la web y en móvil y tablet mediante la aplicación de Gmail.

Antes de comenzar con el tutorial de configuración, necesitaremos:

  • Una cuenta de correo en Gmail
  • Una cuenta de correo de nuestro dominio.

Para realizar este tutorial vamos a usar la cuenta de correo synergypruebas@gmail.com, y vamos a añadir la cuenta tutorial@synergyweb.es para poder gestionarla desde Gmail. Para añadir esta cuenta debemos seguir los siguientes pasos que detallamos a continuación:

Como configurar una cuenta de correo en Gmail

Paso 1: Acceder a la configuración de Gmail

Debemos iniciar sesión en Gmail con nuestro usuario y contraseña. Una vez dentro en la parte superior derecha hacemos clic en el icono del engranaje (1) y seleccionamos Configuración (2). Una vez dentro de Configuración, debemos hacer clic en la pestaña superior con el nombre «Cuentas e importación» (3).

Acceso a configuración de Gmail

Paso 2: Añadir una cuenta de correo POP3

Una vez estemos dentro de la pestaña «Cuentas e importación» hacemos clic en la opción que pone «Añadir una cuenta de correo POP3 tuya» (4) y se nos abrirá una nueva ventana donde debemos introducir nuestra cuenta de correo, en este ejemplo será tutorial@synergyweb.es  y hacemos clic en «Paso siguiente >>».

Paso 3: Configuración de entrada de correo electrónico

En este paso nos solicitará el nombre de usuario, que será nuestra cuenta de correo completa que estamos configurando, la contraseña de esa cuenta de correo y el servidor POP que será la palabra «mail.» seguido de nuestro dominio «ej: mail.synergyweb.es». En el puerto dejaremos por defecto el puerto 110.

También marcaremos la opción Etiquetar los mensajes entrantes como. Aquí podremos dejar la etiqueta que aparece con el nombre de la cuenta de correo o crear una nueva seleccionando en el desplegable «Nueva etiqueta».

Una vez tengamos todo configurado hacemos clic en «Añadir cuenta».

Configuración servidor de entrada

Paso 4: ¿Te gustaría enviar correos también?

Al «Añadir la cuenta» nos aparecerá una nueva ventana que nos pregunta si queremos enviar correos con la cuenta que acabamos de añadir. Seleccionaremos la opción «Sí, quiero poder enviar mensajes como tutorial@synergyweb.es« y hacemos clic en «Siguiente paso >>».

¿Quieres enviar correo?

Paso 5: Configuración de salida de correo electrónico

Nos aparecerá una nueva ventana que nos solicita el nombre con el que se van a enviar los correos cada vez que enviemos desde esa dirección, en este nombre podemos poner lo que queramos. Lo que si debemos hacer es desmarcar la casilla tratar como alias.

Configurar remitente

Continuamos al «Siguiente paso >>» donde debemos completar el Servidor SMTP que será la palabra «mail.» seguido de nuestro dominio «ej: mail.synergyweb.es». El nombre de usuario, que será nuestra cuenta de correo completa y la contraseña de esa cuenta de correo. En el puerto dejaremos por defecto el puerto 587. Hacemos clic en «Añadir cuenta».

Configuración servidor de salida

Paso 6: Verificar el código de confirmación

A la cuenta de correo que estamos configurando tutorial@synergyweb.es, nos llegará un mensaje con el código de confirmación. Debemos hacer clic en el enlace que aparece en el mensaje o copiar el código de confirmación para verificar.

 Verificación de correo

Después de estos 6 pasos podremos enviar y recibir correos de la cuenta tutorial@synergyweb.es, gestionándolos desde Gmail como podemos ver a continuación.

En la Bandeja de entrada podemos ver los correos etiquetados con tutorial@synergyweb.es que es la etiqueta que creamos para los correos que entran a esa cuenta, los otros correos son de la cuenta de Gmail. También podemos ver una carpeta que aparece en la parte izquierda con el nombre de tutorial@synergyweb.es donde podremos ver solo los correos de esa cuenta.

Bandeja de entrada

A la hora de enviar un correo nuevo, podremos seleccionar desde que cuenta queremos enviarlo, haciendo clic en el campo «De».

Enviar nuevo email

Como configurar una firma de correo en Gmail

A continuación y una vez ya configurada la cuenta de correo en Gmail, vamos a proceder a configurar la firma de correo. En la parte superior derecha hacemos clic en el icono del engranaje (1) y seleccionamos Configuración (2). Una vez dentro de Configuración, dentro de la pestaña «General» (3) debemos ir bajando hasta que veamos el campo «Firma» (4).

Firma de correo

En la firma podremos seleccionar la cuenta de correo de la cual vamos a crear o modificar la firma de correo. Podremos añadir texto, imágenes e incluso enlaces utilizando las opciones que nos aparecen en el campo de la Firma.

Configurar firma de correo

Con esto damos por concluido este tutorial, esperemos que os sirva de ayuda si tomáis la decisión de vincular vuestras cuentas de correo con Gmail para tenerlas todas unificadas y de esta forma facilitaros el trabajo y ahorrar tiempo.

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